Contrat de Sponsoring

Article 1 – Objet du contrat

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Sponsor participera au Congrès International Congress of Contaminants & Heavy Metals (ICCHM), organisé par l'Organisateur, les 12 et 13 décembre 2026 au Novotel Paris Eiffel, Paris (France), en qualité de sponsor et exposant disposant d'un stand au sein de l'espace partenaires.

Article 2 – Formules de partenariat

Formule BASIQUE : 5000 euros HT SOIT 6000 euros TTC

Formule GOLD : 14 500 euros HT soit 17 400 euros TTC

Les formules de partenariat sont annexées au présent contrat (voir Annexe 1 – Formules de partenariat)

Article 3 – Conditions financières

Le règlement du montant convenu doit être effectué au plus tard 1 mois après la signature du contrat, par virement bancaire au compte de D-Code Lab SAS (RIB en Annexe N°2). En cas de retard de paiement, l'Organisateur effectuera deux relances. À défaut de règlement à la date du second rappel, il se réserve le droit d'annuler la participation du Sponsor et de réattribuer la formule de partenariat à un autre exposant.

Article 4 – Mise à disposition du stand et présence du sponsor

L'Organisateur mettra à disposition du Sponsor un espace d'exposition selon la formule choisie, l'accès au réseau électrique de base (prise 220 V) si nécessaire et un badge exposant par personne présente sur le stand. Un maximum de 3 personnes sera accepté par stand (soit 6 personnes en totalité pour 2 stands dans le cas de la formule GOLD). Le Sponsor s'engage à respecter les horaires de montage et de démontage qui lui seront communiqués, à maintenir son stand ouvert pendant la durée officielle du congrès (et ce jusqu'à son départ). Le sponsor s'engage à respecter les normes de sécurité et les consignes relatives au lieu du congrès, ainsi que toutes les consignes données par l'Organisateur. Le Sponsor demeure libre de retirer son matériel et de quitter son stand à tout moment durant le congrès. Toutefois, aucun remboursement ni compensation financière ne pourra être exigé de l'Organisateur à ce titre. Le Sponsor s'engage à restituer un stand propre et en bon état, sans laisser sur place aucun déchet, carton, matériel ou fourniture.

Le Sponsor s'engage, dans la mesure du possible, à gérer lui-même le renvoi ou la réexpédition de son matériel. En cas de renvoi ou de réexpédition de matériel nécessaire après le congrès, le Sponsor devra en informer l'Organisateur en amont afin d'en convenir des modalités pratiques et logistiques. Une indemnité compensatoire pour la gestion du renvoi ou de la réexpédition de matériel pourra être demandée par l'Organisateur.

Le ou les stand(s) sont attribués par l'Organisateur. Chaque stand (ou double stand pour les sponsors GOLD) bénéficie d'une visibilité équivalente, et les pauses café sont organisées de manière à répartir les participants de façon homogène sur l'ensemble de l'espace. Par ailleurs le stand est nominatif et ne peut en aucun cas être partagé, cédé ou occupé conjointement avec une autre société, sauf autorisation écrite préalable de l'Organisateur. Toute demande de partage devra faire l'objet d'un accord spécifique entre les parties.

Article 5 – Modalités d'accès à la salle de conférence et attribution des badges

L'accès aux différents espaces du congrès est strictement conditionné à la détention d'un badge délivré par l'Organisateur.

Plusieurs catégories de badges sont mises en place :

Selon le sponsoring souscrit, le sponsor bénéficie

Selon la formule de sponsoring souscrite, le sponsor bénéficie des accès suivants à la salle de conférence :

Le sponsor BASIQUE détient deux badges congressiste offerts, utilisables par le sponsor lui-même et/ou par des personnes invitées de son choix. Le sponsor GOLD détient trois badges congressiste offerts, utilisables par le sponsor lui-même et/ou par des personnes invitées de son choix.

Tout badge supplémentaire à ceux offerts dans le cadre du sponsoring fera l'objet d'une facturation complémentaire, selon les conditions tarifaires en vigueur. Toute personne ne disposant pas d'un badge « Congrès / Congressiste » valide se verra refuser l'accès à la salle de conférence, sans possibilité de dérogation.

Article 6 – Règles de conduite et distribution de matériel promotionnel

Le Sponsor s'engage à respecter les valeurs scientifiques et éthiques du congrès. Le Sponsor s'engage à respecter les règles de bonne conduite définies par l'Organisateur pendant toute la durée de l'événement. Il est strictement interdit aux Sponsors et ce, quelque soit leur formule, de distribuer des tracts, flyers ou tout autre support publicitaire directement aux participants, en dehors de l'espace attribué au stand du Sponsor. Toute distribution non autorisée dans les allées, les zones communes ou les salles de conférence pourra entraîner un rappel à l'ordre immédiat. La diffusion de documents ou d'échantillons est limitée à l'espace du stand du Sponsor et doit se faire dans le respect du bon déroulement de l'événement et des autres exposants.

Par ailleurs, seulement le ou les Sponsors Gold sont autorisés à insérer un échantillon (par exemple : complément alimentaire) et un document (flyer A5 de 20 pages maximum) dans le sac (tote bag) qui sera remis par l'Organisateur à chaque participant à l'entrée de l'événement. Aucun autre sponsor ne pourra y inclure de produit, document ou matériel promotionnel. Le matériel (boîte de complément et documents) devra être envoyé à l'avance par le Sponsor Gold à l'Organisateur, à l'adresse qui sera communiquée. En cas de retard ou de problème de livraison, et si le matériel n'arrivait pas à temps, aucune compensation ne pourra être exigée à l'Organisateur.

Article 7 – Communication et Image

Le Sponsor autorise l'Organisateur à utiliser son nom, logo, marque et visuels officiels pour les besoins de la communication liée au congrès (site web, programme, signalétique, supports imprimés et digitaux). Cette autorisation est valable uniquement dans le cadre de la promotion de l'événement ICCHM qui aura lieu les 12 et 13 décembre 2026.

Le Sponsor s'engage expressément à contribuer à la promotion de l'événement International Congress of Contaminants & Heavy Metals (ICCHM). Cette communication pourra être réalisée sur tout support de son choix, et notamment via sa newsletter et ses réseaux sociaux (Instagram, Facebook, LinkedIn, etc.) ou tout autre canal de communication adapté. Le Sponsor s'engage à diffuser au moins une communication relative à l'événement au minimum deux mois avant la date du congrès (ou immédiatement si la date du contrat signé est à moins de deux mois avant le congrès). L'Organisateur encourage le Sponsor à effectuer deux campagnes de communication distinctes, dans la mesure du possible, afin de maximiser la visibilité de l'événement.

L'Organisateur se réserve le droit de ne pas assurer la mise en avant du Sponsor sur ses propres supports de communication (site web, réseaux sociaux, newsletters, etc.) dans le cas où le Sponsor ne réaliserait aucune action de communication relative à l'événement. Cette disposition vise à garantir une réciprocité de visibilité entre les partenaires et à valoriser les sponsors engagés dans la promotion du congrès.

Article 8 – Repas, hébergement et déplacements

Les frais de repas, d'hébergement et de déplacement sont à la charge exclusive du Sponsor. L'Organisateur pourra, dans la mesure du possible, communiquer des informations indicatives concernant les possibilités de restauration sur place et/ou à proximité du lieu du congrès. La gestion de la restauration des sponsors et de leur personnel reste toutefois entièrement à leur charge et sous leur responsabilité.

Article 9 – Conditions d'annulation

En cas d'annulation de la participation par le Sponsor, quelle qu'en soit la raison (y compris décision interne), les conditions suivantes s'appliqueront :

• Plus de 8 mois avant la date du congrèsRemboursement de 70 % des sommes versées
• Entre 4 et 8 mois avant la date du congrèsRemboursement de 30 % des sommes versées
• Moins de 4 mois avant la date du congrèsAucun remboursement, quelle qu'en soit la cause

Toute demande d'annulation devra être notifiée par écrit (courrier recommandé ou courriel avec accusé de réception) à l'Organisateur. Les remboursements, lorsqu'ils sont dus, seront effectués dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la demande écrite.

En cas d'annulation du congrès pour cause de force majeure, l'Organisateur ne pourra être tenu responsable. Sont notamment considérés comme cas de force majeure : catastrophes naturelles, pandémies, décisions administratives, grèves générales, actes terroristes, incendies, interruptions des réseaux de transport ou d'énergie, … dès lors que ces événements remplissent les conditions définies à l'article 1218 du Code civil. En cas de force majeure, les sommes versées par le Sponsor ne donneront lieu à aucun remboursement, mais seront reportées sous forme d'avoir valable pour une édition ultérieure du congrès ou pour un autre événement organisé par la même entité, dans un délai maximum de 24 mois.

Article 10 – Responsabilités

Le Sponsor est responsable de son matériel et de ses équipements. L'Organisateur ne pourra être tenu responsable des pertes, vols, ou détériorations survenues sur le stand du Sponsor. Chaque exposant doit être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant sa présence sur l'événement.

Article 11 – Loi applicable et juridiction

Le présent contrat est régi par le droit français.